ساحل آرام چابهار

به دلیل اینکه شرکت ها در محیط کاملا رقابتی و فوق العاده متغیر فعالیت می کنند، به طور مداوم و مستمر به یافتن شیوه های جدید، سریع و قابل اتکاتری برای کسب اطلاعات نیازمند هستند. برای رفع این گونه نیازها، سیستم های اطلاعاتی باید به تغییرات مداوم و مستمر عادت داشته باشند: تغییراتی که دامنه آن از اصلاحات جزئی تا تجدیدنظرهای اساسی در سیستم گسترده است. تغییرات جنبه های رفتاری تغییر بسیار مهم است. زیا بهترین سیستم ها هم بدون حمایت افرادی که با آن کار می کنند، موفق نخواهند بود.

دلایل بروز مشکلات رفتاری:

1- تحصیلات و ویژگی های شخصی: به طور کل افراد تحصیل کرده و جوانترها با احتمال بیشتری تغییرات را می پذیرند. همین طور، افراد آشناتر به فناوری به احتمال کمتری با تغییر در سیستم اطلاعاتی حسابداری مخالفت می کنند.

2- شیوه معرفی و ارائه فرایند تغییر: مقاومت ها اغلب واکنش به روش های ایجاد تغییر است، نه به خود تغییر.

3- تجربه تغییرات قبلی: کارمندانی که از تغییرات قبلی تجربه خوشایندی ندارند، از هماهنگی و مشارکت در تغییرات آینده بیزار هستند.

4- حمایت مدیریت ارشد شرکت: کارکنانی که احساس می کنند تغییرات از سوی مدیریت ارشد شرکت حمایت نمی شود، تردید دارند که تغییرات مزبور را تایید کنند.

5- ارتباطات: کارکنان تا زمانی که دلایل تغییر به درستی برایشان توضیح داده نشود، از آن حمایت نمی کنند.

6- واکنش های طبیعی و تعصب آمیز: افراد علاقه مند به شغل خود یا همکاران ممکن است تغییری را که بر دو عامل مزبور اثر می گذارند، نپذیرند.

7- ماهیت مزاحم فرایند تغییر: درخواست های مکرر اطلاعات و انجام مصاحبه با کارکنان موجب فشار روحی بر کارکنان و افزایش مسئولیت آنان می شود. این مزاحمت و فشار روحی ممکن است یک حس منفی در کارکنان نسبت به تغییر ایجاد کرده، و آنان را به مخالفت با تغییر تشویق کند.

8- ترس و نگرانی: بسیاری از کارکنان از عدم اطمینان همراه  تغییر نگران هستند. همچنین آنان نگران از دست دادن شغل، مقام و عدم موفقیت فناوری و مکانیزه شدن هستند.

چگونگی مقاومت افراد در برابر تغییر:

1- خرابکاری: رفتاری است که اغلب به قصد خراب کردن، از کا انداختن و تضعیف اثربخشی سیستم صورت می گیرد. این رفتار ممکن است خود را در افزایش نرخ اشتباهات، اختلال یا خرابکاری عمدی در سیستم نشان دهد.

2- فرافکنی: مقصر شناختن سیستم جدید به خاطر هر اشتباه، عیب یا رویداد ناخوشایند را گویند. اصولا در این گونه موارد سیستم جدید سپر بلای تمام اشتباهات و مشکلات واقعی و غیرواقعی است. اگر این انتقادها به طور منطقی کنترل نشود و یا پاسخ آنها داده نشود، می تواند به یکپارچگی و درستی سیستم آسیب رسانده و یا حتی آن را از بین ببرد.

3- اجتناب کردن: یک راه برای کارمندان برای برخورد با سیستم اطلاعاتی حسابداری جدید، خودداری از استفاده از آن به امید این که سیستم فراموش شده و در نهایت کنار گذاشته شود.

رهنمودهایی برای پیشگیری از مشکلات رفتاری:

1- تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران: ضروری و منطقی است که شکل، محتوا و حجم ستاده های سیستم اطلاعاتی با هدف تامین نیازهای اطلاعاتی کاربران آن طراحی شده باشد.

2- اطلاع رسانی به موقع: مدیران و کاربران باید خیلی سریع از تغییرات سیستم باخبر شوند. باید به آنان گفته شود چه تغییری و به چه دلایلی ایجاد شده و سیستم جدید چه منافعی برای آنان خواهد داشت. به کارکنان باید گفته شود هرگونه سوال یا پیشنهادی در مورد سیستم جدید دارند، با مدیریت شرکت در میان بگذارند.

3- ایجاد فضای همکاری و اعتماد: ایجاد حس همکاری و اعتماد در همه کسانی که تحت تاثیر توسعه سیستم هستند، از اهمیت اساسی برخوردار است. اگر کارکنان به مخالفت با سیستم جدید برخاستند، تغییر نگرش آنان یا اجرای موفق سیستم مشکل خواهد بود.

4- کسب حمایت مدیریت: باید تا جایی که امکان دارد از یک قدرت برتر که قادر به تهیه منابع برای طراحی و اجرای سیستم و تشویق دیگران به همکاری است، کمک گرفته شود.

5- کاهش نگرانی ها: شرکت ها باید تا آنجا که امکان دارد این اطمینان را به وجود بیاورند که هیچ پست سازمانی مهمی حذف نمی شود و یا هیچ تغییر مسئولیتی رخ نمی دهد. و اگر قرار است به خدمات پرسنل خاتمه داده شود، باید مزایای پایان خدمت آنان پرداخت شود.

6- تقاضای مشارکت کاربران: کاربرانی که در توسعه سیستم مشارکت دارند، آگاه تر، آموزش دیده تر و متعهدتر به استفاده از سیستم هستند.

7- بازخورد صادقانه: برای اجتناب از سوتفاهم باید صادقانه به کاربران گفته شود که از چه پیشنهادهایی و چگونه استفاده شد، از کدام یک استفاده نشد و چرا و در آینده از کدام یک استفاده خواهد شد.

8- اطمینان از درک صحیح کاربران از سیستم: اگر کاربران درک صحیحی از سیستم نداشته باشند، حمایت یا استفاده موثر امکان پذیر نخواهد بود. عموما کسانی که اطلاعات کافی در مورد نحوه کار با رایانه دارند، اغلب نیازهای آموزشی کاربران را دست کم می گیرند.

9- انسان محور بودن سیستم: اگر کارکنان شرکت باور کنند که رایانه برای کنترل آنان یا گرفتن موقعیت شغلی آنان است، به طور مطمئن سیستم جدید را نخواهند پذیرفت.

10- تشریح چالش ها و فرصتهای جدید: طراحان سیستم باید بر وظایف چالش برانگیز و مهمی تاکید کنند که ممکن است با سیستم جدید انجام شوند. همچنین باید تاکید شود که سیستم جدید ممکن است رضایت شغلی بیشتری ایجاد کرده و فرصت های بیشتری برای پیشرفت فراهم کند.

11- بررسی دوباره معیارهای ارزیابی عملکرد: برای طمینان از منطقی و مناسب بودن استانداردها و معیارهای ارزیابی عملکرد کاربران برای تغییرات جدید، باید دوباره آنها ارزیابی شوند.

12- آزمایش صحت و یکپارچگی سیستم: سیستم باید به نحو مناسبی قبل از اجرا آزمایش شود، تا آثار سو اولیه آن حداقل شود.

13- اجتناب از جوزدگی: بسیار نادر است که منطق با احساس همراه شود. باید اجازه داد تا احساسات ناشی از تغییر فروکش کرده، به شیوه مسالمت جویانه مدیریت شود یا آن را به حاشیه برد.

14- هدایت سیستم در یک زمینه مناسب: کاربران علاقه مند هستند بدانند تغییرات سیستم چگونه شخصا آنان را تحت تاثیر قرار می دهد. باید با ارائه توضیحات مربوط نگرانی آنان برطرف شود، نه اینکه مشکلات مدیران یا طراحان سیستم برای آنان تشریح شود.

15- کنترل انتظارات کاربران: یک سیستم هنگامی موفق است که کاربران انتظارات غیرواقعی از عملکرد و ظرفیت های آن نداشته باشند. هنگام تشریح توانمندی ها و مزایای سیستم سعی کنید واقع گرا باشید.

16- طراحی ساده سیستم: سیستم های پیچیده موجب تغییرات اساسی در سازمان می شوند. تغییرات را با روش های سازمانی موجود هماهنگ کنید تا ساده تر به نظر برسد.

سيستم هاي بانك اطلاعاتي ممكن است به طور اساسي در ماهيت حسابداري تاثير بگذارد. براي مثال، سيستم هاي بانك اطلاعاتي مي توانند منجر به رها كردن مدل هاي حسابداري دوطرفه شوند. منطق اصلي مدل حسابداري دوطرفه اين است كه دو بار ثبت مبلغ يك رويداد موجب كنترل دقت و صحت پردازش داده ها مي شود. هر رويداد ثبت هاي مساوي بدهكار و بستانكاري ايجاد مي كند و برابري بدهكار و بستانكار خود در مراحل مختلفي از فرايند حسابداري، دوباره كنترل مي شود، در حالي كه زيادي ثبت داده ها نقطه مقابل مفهوم بانك اطلاعاتي به شمار مي رود. اگر مبالغ مربوط به يك رويداد به درستي در يك سيستم بانك اطلاعاتي وارد شود، تنها لازم است كه اطلاعات مزبور يك بار ذخيره شود نه دو بار. پردازش رايانه اي داده ها به اندازه كافي صحيح و دقيق بوده به طوري كه سيستم كنترلي پيچيده و كنترل هاي كامل سيستم و كنترل هاي دوباره دوطرفه كه ويژگي اختصاصي مدل حسابداري دو طرفه است، ضرورتي ندارد.

همچنين سيستم هاي بانك اطلاعاتي به طور بالقوه توانايي تغيير ماهيت گزارشگري برون سازماني را دارد. امروزه زمان و منابع زيادي صرف اين موضوع مي شود كه شركت ها چگونه اطلاعات حسابداري را براي كاربران برون سازماني خلاصه و گزارش كنند. چرا يك نسخه از بانك اطلاعاتي مالي شركت به جاي صورت هاي مالي سنتي به آساني در اختيار كاربران به روش مورد نظر خود امكان پذير خواهد بود.

اگرچه فناوري اطلاعات به طور شگفت انگيزي شيوه هاي تجارت را تغيير داده است، اما تاثير كمي بر گزارشگري برون سازماني داشته است. شركت ها هنوز گزارش هاي مالي دوره اي (فصلي و سالانه) را بر مبناي اطلاعات بهاي تمام شده تاريخي تهيه مي كنند. علاوه بر اين آنها اطلاعات را به صورت خيلي متراكم و تجمعي تهيه مي كنند. تخمين زده مي شود به طور متوسط بانك اطلاعات مالي يك شركت نسبتا بزرگ 100 گيگا بايت فضا لازم داشته باشد. اين در حالي است كه گزارش هاي سالانه به طور متوسط 100 كيلو بايت را در بر مي گيرد! در نتيجه، كاربران گزارش هاي سالانه تنها بخش كوچكي از اطلاعات يك شركت را استفاده مي كنند.

چرا گزارش هاي سالانه با يك نسخه از بانك اطلاعات مالي شركت ها جايگزين نمي شود؟ هم اكنون بسياري از شركت ها محدويت هاي دستيابي تهيه كنندگان و مشتريان به بانك هاي اطلاعاتي داخلي خود را از بين برده اند. براي مثال، تهيه كنندگان كالاي شركت ممكن است به اطلاعات موجودي هاي شركت دسترسي داشته باشند تا بتوانند با برنامه ريزي توليد خود و ارسال به موقع كالا كسري موجودي كالاي شركت را جبران كنند، در حالي كه آنان به اطلاعات منابع انساني و حقوق شركت دسترسي ندارند. شركت ها نيز به طور مشابه مي توانند چگونگي استفاده از بانك اطلاعاتي خود را تعريف كنند، به نحوي كه اطلاعات خيلي مهم در اختيار رقباي شركت قرار نگيرد. از اين ديدگاه، بانك اطلاعاتي مي تواند اطلاعات مجاز را در ديسك هاي فشرده فقط خواندني يا شبكه اينترنت براي دسترسي سرمايه گذاران، اعتباردهندگان و ديگر كاربران برون سازماني قرار دهد.

در حال حاضر توانايي فني تهيه چنين بانك اطلاعاتي و دسترسي به اطلاعات مزبور وجود دارد. امروزه رايانه هاي شخصي توانايي پردازش چنين بانك هاي اطلاعاتي را براي طيف وسيعي از كاربران ممكن مي سازد و كاربران برون سازماني تصويري از عملكرد شركت و اطلاعات مربوط و به موقع بدست مي آورند. در چنين سيستمي ساختار اوليه گزارشگري مالي شامل تعريف عناصر داده اي و ساختار بانك اطلاعاتي است و كاربران مجاز به گرداوري و طبقه بندي اطلاعات مورد استفاده در مدل هاي تصميم گيري خود هستند.

شايد بيشترين تاثير سيستم هاي بانك اطلاعاتي بر روش استفاده اطلاعات حسابداري در تصميم گيري است. مشكل فرموله كردن جستجوهاي ضروري در سيستم هاي حسابداري در سيستم هاي حسابداري بر مبناي فايل هاي سنتي يا سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي غير رابطه اي اين است كه حسابداران مانند سرايداران اطلاعات عمل مي كنند. اطلاعات مالي تنها در فرم هاي رسمي و در زمان هاي تعريف شده در دسترس خواهند بود. حسابداران فرم اين گزارش ها و زمان انتشار آن ها را (غالبا به شكل ماهانه، فصلي و سالانه) تعيين مي كنند.

به هر حال سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي رابطه اي، زبان هاي جستجوي قوي اما ساده براي استفاده كاربران فراهم مي كنند. اين زبان هاي جستجو، اطلاعات مالي را در هر زمينه در دسترس مديران قرار مي دهند. صورت هاي مالي را نه تنها در زمان هاي رسمي كه به طور سنتي تعيين مي شود بلكه در هر دوره زماني كه مديران بخواهند بررسي كنند مي توانند به آساني تهيه كرد. همچنين سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي رابطه اي مي توانند به آساني ديدگاه هاي متفاوت در زمينه پديده هاي اساسي مشابه را با يكديگر تطبيق دهند. براي مثال ستون هاي جداول ذخيره اطلاعات مربوط به دارايي ها مي توانند هم در برگيرنده اطلاعات بهاي تمام شده تاريخي و هم دربرگيرنده اطلاعات بهاي جايگزيني و قيمت بازار باشند. بنابراين مديران مجبور نخواهند بود فقط از اطلاعات از قبل تعريف شده حسابداران را بررسي كنند. در پايان سيستم هاي مديريت بانك اطلاعاتي امكان يكپارچه كردن اطلاعات مالي و عملياتي را فراهم كنند. براي مثال اطلاعات مربوط به رضايت مشتريان مي تواند در همان جداول مورد استفاده براي ذخيره اطلاعات مربوط به سقف اعتبار و مانده حساب مشتريان ذخيره شود. بنابراين مديران به مجموعه اطلاعات غني تري براي تصميمات استراتژيك و تاكتيكي دسترسي دارند.